Hoe professionaliseer je een familiebedrijf?
Na 25 jaar vindt hij het tijd om zijn familiebedrijf te professionaliseren. Gert van Houten ziet geen groeimogelijkheden meer, maar hij wil wel de organisatie verbeteren, moderniseren en professionaliseren.
Het begon bij zijn vader, die in de schuur metaal bewerkte. Daar heeft hij machines voor gekocht en toen het een beetje liep, ging hij in de buurt wonen waar bedrijven staalproducten nodig hadden. In de loop der jaren had hij de hele familie betrokken in het bedrijf en nu staat zijn zoon Gert aan het hoofd van Van Houten Staal met 50 medewerkers.
Doorgaan of verkopen?
Gert staat op een punt waarop hij moet kiezen voor de volgende stap: “Wat doe ik met mijn organisatie? Ga ik door of ga ik het bedrijf verkopen?”
Hij weet alles van staal, maar minder van bedrijfsvoering. Daarom vraagt hij mij advies.
Wanneer ik binnenkom, valt het meteen op dat het bedrijf niet alleen metaal bewerkt, maar veel meer diensten in de waardeketen uitvoert. Van Houten koopt metaal in, slaat het op en beheert de voorraad, bewerkt het staal, assembleert, slaat het gereed product op en transporteert het naar zijn klanten. Ik vraag me direct hardop af: “Hoe kun je daar gebruik van maken en die diensten aan klanten aanbieden?”
Vervolgens ga ik met de medewerkers in gesprek. Die zijn zich amper bewust dat ze al die kwaliteiten al in huis hebben. Het inzicht dat ze meer kunnen en doen dan ze denken, geeft het hele bedrijf een boost.
Familieleden en hun ambities
Gerts zoon staat achter een zetbank, maar hij is behoorlijk ambitieus. Daarom heb ik hem in overleg met zijn vader een leidinggevende rol gegeven om te leren een team aan te sturen. Een nicht leidt de afdeling administratie en stuurt daar een paar mensen aan, maar ze heeft geen plezier meer in haar werk. In een gesprek met haar komt naar voren dat ze liever iets met dieren doet, dus zij is gaan werken op een kinderboerderij. Professionalisering betekent ook de juiste mensen op de juiste functies plaatsen. Ten slotte blijkt dat Gerts moeder nog steeds het bedrijf schoonmaakt, gewoon omdat dat zo gegroeid is. Inmiddels kan het bedrijf gemakkelijk een schoonmaker betalen, dus is er een schoonmaker aangesteld.
Zondagochtend aan de keukentafel
Op een zondag staat opa bij de nicht op de stoep. Wat ze wel niet denkt, om zomaar het bedrijf te verlaten. Ze is toch familie? Ook het feit dat Gerts moeder niet meer schoonmaakt wordt niet gewaardeerd. Is ze nu ineens te goed voor dat werk soms?
De beslissingen die Gert op mijn aanraden maakt, worden mij niet meteen in dank afgenomen. Functie, kwaliteiten en vaardigheden zijn vaak ondergeschikt aan de plek in de familie. Inmiddels ben ik mij zeer bewust dat beslissingen in een familiebedrijf door de hele familie genomen worden – niet alleen de formele beslissingsbevoegde. Ik heb geleerd dat de belangrijkste beslissingen in een familiebedrijf zondagochtend aan de keukentafel worden genomen. Zelfs in een familiebedrijf met 50 medewerkers. De hiërarchie in een familiebedrijf begint bij de naaste familie, dan de verre familie, dan de oudste medewerkers en als laatste de nieuwste medewerkers.
Een puur functionele benadering voor een professionaliseringsslag is blijkbaar onvoldoende bij een familiebedrijf. Ik begin gewoonlijk met: waar staat het bedrijf, op welke onderdelen is het goed, wat voegt het toe aan de waardeketen, welke mensen zijn op welke posities nodig om alle onderdelen goed te organiseren en daar vraag ik de mensen bij. Een strategie ontwikkelen voor een transformatie is eigenlijk een wat afstandelijk proces: waarheen gaan we en hoe doen we dat met welke medewerkers en welke klanten? In een familiebedrijf hebben familieleden echter bepaalde verworvenheden en gedrag, dat niet meer past in de professionele organisatie. Het vergt tact en een gebalanceerde strategie om zo’n bedrijf te professionaliseren.
De directeur en de familie
Toen het bedrijf nog klein was en Gerts vader bijna alles alleen deed, was het normaal dat hij en andere familieleden in het weekend de gereedschapskist indoken en gebruik maakten van de machines. Maar nu het bedrijf is gegroeid, blijven de familieleden spullen en materialen ‘lenen’ wanneer ze wat nodig hebben. Wanneer er een vorkheftruck verdwijnt in het weekend, zet Gert er een punt achter. Een professioneel bedrijf met een professionele administratie kan dit niet meer toestaan. Wel heeft hij een werkplaats voor al het personeel geopend, waar iedereen lid van kan worden en waar iedereen geregistreerd gebruik van kan maken en materialen tegen inkoop kan aanschaffen. Dus niet alleen de familie.
Gert pakt alles wat professioneler aan, maar loopt daarin net iets te hard voor de rest van de familie: “Dit is mijn bedrijf, ik doe wat ik wil. Als ik een machine wil kopen, een familielid ergens wil plaatsen of een klant wil benaderen, dan doe ik dat gewoon.”
De familieraad werkt echter als een soort ondernemingsraad. Een familiebedrijf is er in hun ogen juist voor om werk voor de familie op te leveren. Als de eigenaar iets besluit, moet hij dat ook met zijn vader bespreken: “Als je zo door gaat met je eigen familie weg te sturen, hoef je niet meer op de familiebijeenkomsten te komen.”
Desondanks accepteert de familie schoorvoetend de verbeteringen, want ze zien dat het bedrijf groeit en dat het beter loopt.
In je bedrijf werken of aan je bedrijf werken?
De professionalisering betekent ook dat Gerts functie moet veranderen; hij kan niet alles zelf blijven doen. Inkoop moet naar een inkoper, mensen aannemen moet een HR-medewerker gaan doen. In je bedrijf werken betekent dat je kijkt of je de dingen op de beste manier doet. Aan je bedrijf werken is een grote transformatie van familiebedrijf naar professioneel bedrijf.
Gert doet ook de verkoop nog alleen. De nieuwe gedachte is: alle 50 medewerkers kunnen verkopen. Iedereen krijgt een visitekaartje met de opdracht: kijk in je netwerk wie staalproducten nodig heeft. Aan de lijn van het voetbalveld bij zijn dochter komt een medewerker iemand tegen van een groot bouwbedrijf. Het bouwbedrijf verwerkt veel staal, maar dat willen ze niet meer zelf regelen. Ze wisselen visitekaartjes uit. Die maandag heeft Gert contact met het bouwbedrijf en ze hebben alle stappen uit de keten van het staal overgenomen, behalve de verwerking. Van Houten voert precies al die stappen uit waar het bouwbedrijf vanaf wil.
Kleine stappen
Gert voert ook kleine verbeteringen door. Met 20 minuten pauze en een langzaam koffiezetapparaat, staan de medewerkers langer in de rij voor de koffie, dan dat ze kunnen kaarten. Een tweede koffiezetapparaat maakt de pauze ineens een stuk waardevoller en ontspannender voor de medewerkers.
“Weten je klanten eigenlijk wel wat je allemaal kunt?” vraag ik op een ochtend aan Gert. Hij heeft ooit voor één klant een lasermachine aangeschaft die heel nauwkeurig roestvaststaal kan laseren en volledig computergestuurd is. Hij heeft hier graag meer klanten voor en zoekt een manier om te laten zien wat hij kan. Hij laat daarop een paar relatiegeschenken ontwikkelen met gelaserde rvs-platen, zoals visitekaartjeshouders met het logo van Van Houten. Uiteraard krijgt elke medewerker die ook voor de nieuwe visitekaartjes. Daarmee heeft Van Houten meteen een specifiek relatiegeschenk, dat veel meer zegt dan een pen of een ballon.
Uitbreiden
Het is nieuw voor Gert dat een uitbreiding mogelijk is door een bedrijf over te nemen. Samen vinden we een bedrijf dat speciale buigmachines heeft voor stalen buizen voor de steigerbouw. Dat sluit goed aan bij Van Houten. Daarmee kan het bedrijf ook op een nieuwe markt gaan opereren, die toevallig ook nog eens aansluit bij het grote bouwbedrijf dat nu klant is.
Lessen
Twee jaar later heeft iedereen bij Van Houten meer inzicht in de eigen kracht en kan de kwaliteiten van het bedrijf beter verkopen. De medewerkers zijn meer betrokken bij de organisatie. De verschillende stappen in de keten zijn apart georganiseerd en Van Houten biedt ze apart aan. De gelaserde relatiegeschenken zijn uitgebreid naar meer bureau-artikelen en met de verkoophouding van de medewerkers heeft dat nieuwe klanten opgeleverd.
Een familiebedrijf transformeren vergt speciale aandacht. Je balanceert tussen respect voor de familiebanden en het lef om ongeschreven regels te overtreden. Van Houten is nu een gezond professioneel familiebedrijf, dat klaar is voor de toekomst.
Vind je dit een inspirerend artikel en wil je meer informatie? Neem dan contact op.
