Meer gewonnen tenders en een hogere medewerkerstevredenheid

Hoe verhoog je het percentage gewonnen aanbestedingen bij een machtsgedreven cultuur in een veranderende markt? En hoe ontwikkel je tegelijk de cultuur naar een niveau waarin mensen streven naar succes en verhoog daarmee je de medewerkerstevredenheid?

Veranderende markt

Baggeraars concurreerden vroeger op prijs per kuub, maar nu moeten ze een kanaal bevaarbaar houden voor bepaalde schepen. Vroeger schreef een ambtenaar daarvoor het hele plan in de tender, maar nu moeten de baggeraars zelf de aanpak en het projectmanagement verzorgen. Rijkwaterstaat, provincies, waterschappen en gemeentes zijn opdrachtgevers voor baggerwerk en zij willen op zo hoog mogelijk abstractieniveau afspraken maken. De overheid kiest niet meer alleen op prijs, maar op basis van de prijs-kwaliteitverhouding. Bovendien eist zij aandacht voor milieu, vaartuigen, bewoners, het havenbedrijf en andere stakeholders. Voor de baggeraars is dat een complete verandering van hun werkwijze en een cultuurverandering.

Situatie

Arjen Kroon geeft leiding aan de 65 mensen van het bedrijfsbureau van baggeraar Boskalis, dat offertes schrijft. Hij kiest voor onze GROW-aanpak; Goal, Reality, Options, Will. We bepalen met het bedrijfsbureau samen eerst het Goal, checken dan de Reality met onze cultuurscan, bespreken samen de Options en ten slotte maken we een actieplan en stimuleren we de Will; de motivatie van alle medewerkers.

Goal: Meer gewonnen offertes, tevredener medewerkers

Het doel is om met het hele bedrijfsbureau meer offertes te schrijven die de beste prijs-kwaliteitverhouding bieden, inclusief het projectmanagement en aandacht voor milieu en omgeving. Arjen wil een hoger slagingspercentage van de offertes – dat is op dat moment 30% – en een hogere medewerkerstevredenheid – die scoort dan een magere 6, mede door de onrust als gevolg van de veranderde aanbestedingen .

Reality: Cultuurscan

Wat is de huidige realiteit? Ik begin met een cultuurscan: hoe zijn de mensen, wat is hun waardensysteem en wat is het gedrag dat daaruit voortvloeit? De oudere generatie is rood-blauw: een op macht, kennis en orde gebaseerde bureaucratie. “Wij hebben verstand van baggeren”. En dat hebben ze ook.

De jongere generatie is meer blauw-oranje en daarmee iets strategischer, meer kennis- en resultaatgedreven. Arjen zelf is zelfs oranje-groen: meer mensgedreven.

Het baggerbedrijf is 40 jaar geleden begonnen in Sliedrecht, toen hele gezinnen twaalf uur per dag nog met emmers baggerden. Baggeraars zijn harde werkers en zeer betrokken, dat geldt ook voor het bedrijfsbureau. De hiërarchie is er als op een schip: de kapitein is de hoogste in rang en verantwoordelijk voor alles.

Het bedrijfsbureau bestaat op dat moment uit jongeren en ouderen. De jongeren komen net van de universiteit en het HBO. Na een paar jaar bedrijfsbureau worden de meesten projectmanager. Pas als de praktijk met lange dagen en veel buitenwerk te zwaar wordt, komt men weer terug op het bedrijfsbureau, dat zijn de ouderen in het bedrijfsbureau. Dat brengt kennis en ervaring uit de praktijk terug. Deze mensen zijn al die jaren gewend te focussen op het baggerwerk zelf en de prijs. De nieuwe werkwijze die de overheid oplegt leidt tot onrust. Het is een enorme verandering voor de hele organisatie en drukt op de medewerkerstevredenheid.

Option: Aanpak

Boskalis kiest voor een resultaatgericht organisatiemodel; oranje. Om meer opdrachten uit de tenders te krijgen, zullen verschillende lagen in het bedrijf moeten gaan samenwerken. Voorheen verzamelde de tenderleider alle informatie en bouwde daar in zijn eentje de tender mee. Elke vrijdag kom ik nu langs om met een breed team de tenders te bespreken. Alle medewerkers die een professioneel aandeel in de offertes hebben, zijn welkom en brengen hun expertise in. Doordat alle vakgebieden aan tafel zitten, komen we samen tot betere opties voor de offerte met meer kwaliteit. Wij halen zelfs de sportvissers van de visserijbond erbij – dat zijn ook stakeholders. Hun belangen nemen we ook mee: wanneer zijn er wedstrijden, wanneer paren de vissen, kortom: in welk jaargetijde kunnen we het beste baggeren?

Will: Samenwerken levert meer op

Door meer samen te werken krijgen de medewerkers een beter beeld van de risico’s, de mogelijkheden en de kansen. Ze zijn niet de enige die op zoveel mogelijk offertes inschrijven, maar dat is kwantiteit, geen kwaliteit. Het bedrijfsbureau focust nu alleen nog op de offerteaanvragen waar ze een toegevoegde waarde hebben en laat daardoor meer offertes links liggen. Het kiest voor projecten waar de organisatie zelf sterk in is en die haar helpen in de richting waarin ze zich wil ontwikkelen. Daarvoor moet het bedrijfsbureau weten wat het bedrijf onderscheidt en wat het beter kan dan anderen. Dat is niet ál het baggerwerk. Boskalis is een groot bedrijf met grote schepen en goed in grote en complexe baggerwerken. Dus een projectje van honderd meter is niet zo interessant.

Kies je voor alles, dan laat je de klant kiezen

Als je op alles inschrijft, laat je de klant kiezen. Als je focust op je kracht en je richt waar je goed in bent en een goede kans maakt, win je meer offertes. Maar dat vraagt wel lef. Je moet vertrouwen dat er betere kansen komen en intussen mensen vroeger naar huis durven sturen als het wat rustiger is. De cultuur van werken van 6 tot 6 en dan ’s avonds nog eens achter de laptop kruipen levert niet de hoogste kwaliteit; een mens kan niet twaalf uur geconcentreerd werken. Het is lastig om die omslag te maken en aanvragen met veel concurrentie en een slechte prijs laten liggen. Dat is de grootste uitdaging. Rationeel is het terecht dat je geen uren stopt in een kansloze offerte, maar het voelt toch als een gemiste kans.

Ik zou zelfs een stap verder willen gaan: kies voor de projecten waar je van leert. Hoe kun je je organisatie ontwikkelen? Welke projecten maken het voor jouw organisatie net wat complexer, uitdagender en moeilijker? Schrijf daarop in. Daarmee wordt het bedrijf steeds interessanter voor zijn klanten.

Resultaat

Door de samenwerking in de organisatie aan te pakken groeit de medewerkerstevredenheid naar een 8. De mensen zijn meer betrokken, want iedereen is op de hoogte van de ontwikkelingen van elke tender. Mensen vragen meer hulp aan elkaar, zijn openhartiger, werken onderling meer samen en zijn meer doelgericht. Men ervaart dat samenwerken meer oplevert, door de manier waarop ze nu de tenders aanpakken. Het percentage gewonnen tenders groeit. De veranderde werkwijze van aanbestedingen heeft Boskalis alleen maar sterker gemaakt.