Overtuig je organisatie op tijd te veranderen!

 

Mensen en bedrijven houden vaak niet van onverwachte veranderingen. Al sinds mensenheugenis zoeken we massaal naar houvast, van religie tot wetenschap en van horoscopen tot weersvoorspellingen. Dat geldt des te meer ten tijde van grote veranderingen – en veel groter dan de afgelopen twee jaar is nauwelijks denkbaar.

 

De Covid-pandemie heeft ervoor gezorgd dat we van de één op de andere dag in een andere wereld moesten gaan leven. Al onze plannen konden in de prullenbak. Langer dan een paar weken kon dit toch niet duren? Maar weken werden maanden en maanden werden jaren. Telkens dachten we dat we er waren. Het vaccin werd de nieuwe religie waaraan we ons vastklampten, totdat we moesten erkennen dat ook dit geen absoluut wondermiddel is. Keer op keer zochten we zekerheid. Keer op keer werden we eraan herinnerd dat die niet bestaat.

 

Verandering is de enige constante

Een bekend gezegde is dat verandering de enige constante is. Het accepteren dat verandering een vast onderdeel is van ons leven biedt dan ook een stuk meer zekerheid. Vanuit dit besef kun je van voortdurende verandering zelfs een voordeel maken: voor wie het strategisch weet te benutten is elke verandering weer een nieuwe kans.

 

Dit is in het bijzonder belangrijk voor leiders van teams en organisaties, die niet alleen beslissingen nemen voor zichzelf, maar hele organisaties aansturen. Zelfs gewapend met de meest geavanceerde data-analysetools en voorspelmodellen weten ook zij niet zeker wat morgen zal brengen – en al helemaal niet binnen het steeds sneller veranderende bedrijfslandschap van de 21e eeuw.

 

VUCA

Er is zelfs een speciale afkorting om deze vloeibare toestand van de hedendaagse bedrijfswereld te duiden: de VUCA-wereld: Volatile, Uncertain, Complex en Ambiguous. De term werd al in 1987 bedacht door het Amerikaanse leger om de ongrijpbare wereld van na de Koude Oorlog in woorden te vatten.

 

Het basisidee is duidelijk: niets is zeker. Maar deze les ook laten doordringen tot in de haarvaten van je organisatie is niet eenvoudig. Zelfs voor de meest ervaren leider is het bedrijfslandschap van de afgelopen twee jaar een moeilijk te navigeren zee, waar het voortdurend lijkt te stormen. Het virus blijft zich ontwikkelen en daar moeten wij elke dag rekening mee houden en op anticiperen.

 

Vijfjarenplannen werken dan niet. Elke dag moeten er nieuwe oplossingen komen voor de veranderende omgeving. De gebruikelijke aanpakken en antwoorden voldoen niet meer. Zij beperken eerder dan dat ze ruimte creëren om nieuwe wegen te betreden. Belangrijk is om op tijd de juiste strategische vragen te stellen zodat iedereen in de organisatie uitgenodigd wordt om mee te denken in het vinden van de antwoorden en oplossingen.

 

De juiste 6 strategische vragen om verandering te stimuleren

Waar de coronacrisis kan worden gezien als de ultieme oefening in het accepteren van constante verandering, laten de afgelopen twee jaar vooral zien hoe hardnekkig ons verlangen naar zekerheid is. Nu de nieuwe omikron variant minder ziekmakend blijkt spreken velen over het ‘eindspel’. Of het ditmaal wel klopt? – wie zal het zeggen? Het is in dit verband ook niet zo relevant, want zelfs als we de crisis nu echt achter ons laten, komen er weer nieuwe uitdagingen waar we mee om moeten gaan.

 

Wat betekent dit voor leiders en professionals die de juiste koers moeten uitstippelen voor hun organisatie. Staan zij dan machteloos? Nee. Want die ene zekerheid blijft: verandering is altijd in aantocht. En dus kun je daar maar beter op anticiperen. Door proactief te sturen op een onzekere toekomst wacht je de verandering niet weerloos af, maar neem je het heft in eigen handen.

 

Maar hoe doe je dat? – hoe creëer je een houdbare strategie als je niet weet hoe de wereld er morgen precies zal uitzien? Wij ondersteunen organisaties niet alleen door ze antwoorden te bieden, maar vaak vooral door ze te helpen bij het stellen van de juiste vragen. Hier zes vragen die je kunnen helpen om stap voor stap de juiste strategie te ontwikkelen voor jouw team en organisatie:

 

Vraag 1: Wat wil je behouden?

Verandering omarmen betekent niet dat alles overboord moet. Het feit dat je tot hier bent gekomen betekent dat er een kracht schuilt in je bedrijf, en die kracht wil je uiteraard behouden. Hoezeer auto’s de afgelopen eeuw ook zijn veranderd, een Tesla heeft nog altijd vier wielen en – vooralsnog – een stuur.

 

De kracht kan een (deel van) een product zijn, maar ook een kwaliteitsniveau, kernwaarden of een bedrijfsfilosofie. Vaak is het een essentieel component van de identiteit van jouw bedrijf. Wat het ook is, zorg dat je goed weet wát het is en denk erover na op welke manier je het wilt en kunt vasthouden. Analyseer je portfolio, licht je organisatie door met de People Change Scan en identificeer wat je wil behouden.

 

Vraag 2: Wat wil je doorbreken?

Met het beantwoorden van de eerste vraag ben je al een eind op weg met de tweede. Door goed na te denken over wat je wilt behouden krijg je vaak al een aardig idee wat je wilt doorbreken. Ook hierbij kan het om van alles gaan: een ingesleten manier van werken, een kantoorlocatie, een product waarvan je eigenlijk wel weet dat het (bijna) op zijn einde loopt.

 

Apple is de onbetwiste kampioen in het anticiperen op verandering – soms tot frustratie van zijn eigen klanten. Velen waren vol onbegrip toen de vertrouwde audio-jack verdween uit de iPhone, inmiddels gebruiken we massaal de bluetooth-oordopjes. De iPhone zelf is misschien nog wel het beste voorbeeld: het overweldigende succes van de iPod weerhield Apple er geen moment van om verder vooruit te kijken en vandaag de dag is het met afstand ’s werelds meest waardevolle bedrijf.

 

Dus wees niet bang om het vertrouwde te doorbreken, hoeveel het je in het verleden ook heeft gebracht. Vraag jezelf af waarom je er nog steeds aan vasthoudt. Vaak is het niet omdat het je zoveel geeft, maar uit angst voor verandering. We hielden ook jarenlang vast aan onze kantoren, totdat corona ons dwong vanuit huis te werken en we eindelijk de voordelen erkenden die al jaren werden voorspeld.

 

Vraag 3: Wat wil je herstructureren?

Als je hebt vastgesteld wat je wilt behouden en wat overboord gaat, is het moment aangebroken om te bepalen welke structuur het beste past bij de nieuwe koers. Je bekijkt niet meer wat er weg moet, maar wat er anders moet. Bestaande structuren werken misschien niet meer optimaal. Veelbelovende nieuwe initiatieven moeten wellicht nog goed in de organisatie worden ingepast.

 

Neem weer het voorbeeld van het thuiswerken. Waar we eerst vanaf moesten was het hardnekkige idee dat we met z’n allen in een kantoor moeten zitten om samen een organisatie te vormen. Maar met het overboord gooien van dat idee waren we er nog niet: toen we van de één op de andere dag allemaal thuis werkten hadden we niet ineens de ideale werkvorm te pakken. Die zijn we nog steeds aan het ontdekken.

 

Wat wil je bijvoorbeeld thuis doen en waarvoor kun je toch beter met collega’s samenkomen? En wat betekent dit voor de inrichting van het kantoor en de thuiswerkplek? Door dergelijke vragen te beantwoorden kun je bouwen aan de nieuwe structuur van jouw bedrijf.

 

Vraag 4: Wat wil je laten groeien?

Met het scherpstellen van een nieuwe koers en bijbehorende structuur ben je er nog niet. Een nieuwe strategie gaat pas leven als je je volle gewicht erachter gooit. Ook al heb je samen afgesproken om iets nieuws te gaan doen, het is maar al te gemakkelijk om in oude gewoontes te vervallen. Hoe ga je zorgen dat de producten, diensten of structuren waarop je hebt ingezet daadwerkelijk groeien?

 

Hierbij kan het gaan om bepaalde interventies die je moet plegen om medewerkers mee te nemen in de nieuwe manier van werken. Maar vaak gaat het ook simpelweg over waar je je geld instopt, en waar niet. Bijvoorbeeld nu vol inzetten op duurzaamheid. Een beslissing is niets waard zonder de bijbehorende investering. Dit klinkt wellicht als een open deur, maar in de praktijk is het knap lastig om de geldkraan (deels) dicht te draaien terwijl een niet duurzaam product nog veel omzet genereert.

 

De moed om wél volop te investeren in de toekomst kan zich echter dubbel en dwars uitbetalen. Tesla zag al vroeg in dat het net zo goed een softwarebedrijf is als een automaker. Het investeerde volop in zijn IT-afdeling, die nu in luttele weken de software zodanig kan herschrijven dat het bedrijf niet afhankelijk is van één soort chip. Waar andere automakers miljarden omzet zien verdampen door het wereldwijde chiptekort, breekt Tesla verkooprecord na verkooprecord.

 

Vraag 5: Met wie wil je samenwerken?

Te midden van de razendsnelle technologische ontwikkeling van de laatste decennia lijken bedrijven elkaar meer te vrezen dan ooit. Bestuurders voelen voortdurende de hete adem van de volgende slimme startup in de nek. Deze technologische vooruitgang gaat echter hand in hand met verregaande specialisatie: producten en diensten zijn zo complex geworden dat je onmogelijk nog alles zelf kunt doen. Het is dan ook cruciaal om andere bedrijven niet alleen als concurrent te zien, maar ook als mogelijke samenwerkingspartner.

 

Bij het selecteren van de juiste partner is het belangrijk om te denken vanuit de klant. Als bedrijf lever je vaak slechts één schakel in de grotere keten die de klantreis vormt. Als luchtvaartmaatschappij vlieg je toeristen naar hun vakantiebestemming en weer terug. Maar hun klantreis begint al thuis op de bank – waar ze op zoek gaan naar hun ideale vakantie – en eindigt pas als ze na hun vakantie weer neerploffen op diezelfde bank. Hoe werk je samen met (bijvoorbeeld) reisbureaus, hotels en luchthavens om ze een optimale klantreis te bieden?

 

Hét bewijs dat de 21e eeuw juist bij uitstek het tijdperk is van samenwerking, zijn de vele platforms die de economie vandaag de dag grotendeels bepalen. Giganten als Amazon, Apple, Facebook, Google, Netflix en Spotify hebben samenwerking met hun klanten verheven tot (een zeer lucratieve) kunst.

 

Er is wel een ‘maar’: samenwerken met veel bedrijven kan je ook te afhankelijk maken, getuige het eerdergenoemde chiptekort. Dat betekent niet dat je toch alles zelf moet doen, maar inventariseer wel de risico’s die je mogelijk aangaat. Zo zijn veel bedrijven in de nasleep van de coronacrisis hun toeleveringsketens aan het aanpassen, zodat ze minder kwetsbaar zijn voor plotselinge verstoringen.

 

Vraag 6: Wat wil je vernieuwen?

Tot slot doe je er goed aan om ondertussen alweer verder vooruit te kijken: waar wil je op de lange termijn naartoe? Wat ontbreekt er nog in je bedrijf dat je in de toekomst graag zou hebben? Over welke nieuwe concepten fantaseer je? Zijn er innovatieve technologieën in aantocht die je kunt inzetten om jouw product of dienst naar het volgende niveau te tillen?

 

Dit is het terrein van het ware pionieren – futuristisch denken. Daarmee steekt de onzekerheid over de toekomst weer dubbel en dwars de kop op. Dat betekent dat je in scenario’s moet denken: Hoe ziet de wereld eruit als we corona straks echt de baas zijn? Of wat als juist nieuwe varianten blijven opduiken en we onszelf langdurig moeten isoleren – waar hebben we dan behoefte aan? En welke andere ontwikkelingen zouden in aantocht kunnen zijn? Door ver vooruit te kijken en rekening te houden met verschillende mogelijkheden kun je sneller schakelen wanneer het moment daar is.

 

Wellicht vraag je je af waarom dit de laatste vraag is – begint het niet juist allemaal met het bedenken van iets nieuws? Het antwoord is dat er geen begin én geen einde bestaat. Daarmee kan de laatste vraag inderdaad ook de eerste zijn, en de eerste ook de laatste. In de voortdurende veranderende wereld van de 21e eeuw is het vormen van een strategie niet langer iets wat je eens in de vijf of tien jaar doet. Het is een continu proces waarbij het einde naadloos overgaat in het begin, zodat ze allebei verdwijnen.

 

Omarm de onzekerheid

Deze zes vragen beantwoord je dus niet één keer, maar in een voortdurende cirkel. Daarmee maak je geen einde aan de onzekerheid, je omarmt haar – zodat je er je voordeel mee kunt doen. Je positioneert jezelf optimaal om mee te gaan in de beweging van de wereld.

 

Dit vraagt een nieuwe manier van denken. Wij helpen organisaties graag op weg in dit continue proces van verandering. Benieuwd wat we voor jou en jouw team of organisatie kunnen betekenen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.